電子ファイリング i-Cabinet

だれもが簡単に、手軽に使えるファイリングシステムにするため、i-Cabinetでは今まで慣れ親しんだ「“紙”を扱う感じ」を管理方法や操作に取り入れました。できるだけコンピュータを意識せずに、日常の業務に近い自然な形で“e”ファイリング、これがi-Cabinet発想の原点です。

電子ファイリングの主な特徴

整理する

紙を扱うのと同じ感覚で【ドロア/バインダ/見出し】

紙を扱うのと同じ感覚で【ドロア/バインダ/見出し】データの管理は、とても簡単。実際のオフィスの書類キャビネットで図面や書類を扱うのと同じように、ドロア(引出し)/バインダ/見出しの3階層でデータを整理できます。サムネイル画像(簡易縮小表示)を見ながら、マウス操作でデータの移動や並び替えなどができます。見出しは、必要に応じて全部のデータを表示したり分類項目ごとの見出しに変更したりできます。

登録する

つまんでポン 【ドラッグ&ドロップ/インポート】

エキスプローラなどからファイルを取り込むには、ファイルをi-Cabinetの 画面に“ドラッグ&ドロップ”するだけ。 ファイル選択からのインポートの機能もあります。登録の際「データ情報カード」のタイトルや作成者・分類などを入力しておけば、検索や整理するときに利用できたいへん便利です。

スキャナやデジカ メから 【TWAIN機器入力】

スキャナやデジタルカメラなど、TWAIN対応の入力機器から直接i-Cabinetのバインダーにデータの取り込みが行えます。オートシートフィーダーへも対応し、大量の文書を一気に読み込みマルチページTIFF形式でひとつのファイルで登録することもできます。

アプリケーションからプリントで登録 【i-Cabinet登録】

各種のアプリケーションのプリント機能で出力される書類・帳票をPDF形式またはi-Cabinet形式で登録できます。

動画の好きなシーンをサムネイルに【サムネイルキャプチャ】

動画の好きなシーンをサムネイルに【サムネイルキャプチャ】再生中の動画の1画面をデータのサムネイル画像に登録できます。作品のイメージを一番表現しているワンショットをキャプチャリングしてください。

閲覧する

3つの顔を持つ【サムネイル表示/情報カード表示/詳細表示】

3つの顔を持つ【サムネイル表示/情報カード表示/詳細表示】データの表示方法は3通り。普段はサムネイル表示(大・中・小の切替あり)、サムネイルと情報カードを並べて表示したり、詳細な情報を一覧表にして表示することができます。

ビューア機能【ペラペラめくり】

ビューア機能【ペラペラめくり】バインダの中身を閲覧するときは、ビューアを起動します。ちょうど、本のページをめくるように↓キーを押せば“ペラペラ”と順番にデータを見ていくことができます。ビューア表示で細部を確認したい場合は、ズーム(拡大)やハンドスクロールで必要な部分をチェック。この操作は、CAD・画像・文書など、データ形式をとわず共通の操作で閲覧が可能です。

ビューア機能【クリップボード/図面計測】

ビューア機能【クリップボード/図面計測】ビューア表示されているところから必要な部分を選択し、クリップボードにコピーすることができます。例えば、CADの操作を知らなくても、ビューア表示からCAD図面の一部をワープロ文書などに貼り込むことも可能です。また、縮尺のある図面では、距離計測や面積測定も行なえます。

ページの先頭へ戻る

検索する

データに関する情報の管理【情報カード】

データに関する情報の管理【情報カード】登録時には少し面倒でも、管理のために情報を入力しておくと後の利活用がたいへん楽になります。日付やフォーマットなどは、入力することなく勝手に設定されますが、「データ絞り込み」や「検索」をおこなうためには、キーワードとなる項目をあらかじめ入力しておく必要があります。「データ情報カード」には「タイトル」「作成者」「分類」といった各項目が用意されており、「分類」の入力項目には、フリーなキーワードを5個まで設定できます。

2通りの検索方法【データの絞り込み/高度な検索】

2通りの検索方法【データの絞り込み/高度な検索】「データ絞り込み」は、バインダを対象にサムネイルに表示されているたくさんのデータの中から、条件にあったデータを徐々に絞り込んでいく方式です。また、必要とするデータがどこのバインダにあるかすらわからない場合は、「高度な検索」を用いてキーワードごとに ○○である/○○でない を and/orで条件設定してキャビネット全体から検索できます。

データファイルの内容から検索する【逐次全文検索】

データファイルの内容から検索する【逐次全文検索】全文検索では”情報カード”の項目を対象に検索するだけでなく、文書や図面などのデータファイルに含まれるテキストを対象に検索ができます。事前に情報カードにキーワードを入力しておかなくても、指定した条件に合う文字列を含むデータを探し出すことができます(情報カードの検索は高速です)。見つかったデータファイルをビューアで表示して内容を確認したり、データの編集や印刷などの操作をすることもできます。

すばやく柔軟にデータを検索する【検索条件の保存】

すばやく柔軟にデータを検索する【検索条件の保存】高度な検索の検索条件に名前をつけて保存できます。
まるでフォルダを開く様に「検索条件」をクリックするだけで、設定した条件に合ったデータを表示する事ができます。いろんなバインダーに散在するデータを簡単な操作で表示する事で、キャビネット全体を対象にさまざまな視点からデータを分類でき、とても柔軟なデータ管理を実現することができます。

配布する

ビューア付きメディアの配布 【i-Cabinet Media】

ビューア付きメディアの配布 【i-Cabinet Media】作成したバインダーをビューア付きでCD-Rなどのメディアに書き込こめば、配布先でもi-Cabinetと同じような環境でデータの閲覧や検索ができます。ビューアの配布にライセンスは不要で、無償で配布可能です。

データを管理する

『状態管理』〜ライフサイクルを管理する〜

『状態管理』〜ライフサイクルを管理する〜キャビネットに保管されているデータ(情報)を利用しようと考えたとき、そのデータの信頼性が重要です。あやまって、間違ったデータを利用すると重大な問題を引き起こしかねません。
利用する情報が未完成なのか、チェック・承認を得た完成した情報なのか、有効期限が過ぎて陳腐化した情報なのかなど、情報の素性を見極めることが重要です。しかし、利用者が情報を見てもその判断は困難です。情報を作成、承認、廃棄する過程で、その都度担当者が判断し、その状態を設定しておくのが確実です。
i-Cabinetでは、このようなデータの状態を情報カードで管理できます。情報カードの管理ページで、データの状態(たとえば「仕掛」→「完成」→「公開」→「廃棄」など)を設定できます。

『履歴管理』〜完成したデータの管理〜

『履歴管理』〜完成したデータの管理〜データのステータスを『完成』に変更する時に、履歴管理ダイアログが表示され、バージョン番号と共に作業者、作業目的などを入力します。

『共有データの管理』〜アクティブな共有データを管理する〜

『共有データの管理』〜アクティブな共有データを管理する〜ファイリングシステムというとライブラリ的な完成したドキュメントデータの管理が中心でした。しかし、ITの浸透につれてグループウェアなどと連動した「情報共有システム」が必要とされています。情報共有システムでは、ドキュメント(データ)の作成から廃棄までのライフサイクルにおける管理が必要となります。
「チェックイン/チェックアウト機能」は文書や図面を共同で制作するための排他ロック機能です。”チェックアウト”機能で外部に取り出したデータは次にチェックインするまで、変更や削除、チェックアウトなどデータを変更する操作が禁止され読み取り専用でアクセスできます。これによって、同じデータを2人が同時に更新することを防止します。また、チェックアウトやチェックインの操作は「作成履歴リスト」に記録され、データの管理に利用することができます。

『アノテーション』〜ビジュアルコミュニケーションの実現〜

『アノテーション(朱書き)機能』

『アノテーション(朱書き)機能』CADデータだけでなく、画像ファイル(JPEG,BMP,TIFF,PNG)やMS Office(Word,Excel)のデータを開いて直接アノテーションを記入できます(保存時にi-Cabinet文書へ自動変換)。その他の種類のデータも、事前にi-Cabinet文書(IDF)に変換しておけばアノテーションを記入できます。

『ハイパーリンク機能』

『ハイパーリンク機能』・ポリゴンやマーカー要素にもハイパーリンクを設定できます。
・ハイパーリンクのジャンプ先をビューアで表示して、確認しながら設定できます。

ページの先頭へ戻る

フッター上部画像